BMD Records: What Years Are Available?

The recording of BMD (birth, marriage, and death) records began in 1808 for most towns, but 1810 for some. Until 1825, records for Catholics and Jews (and others members of other religions) were kept together in civil registers. Beginning in 1826, records were kept in separate books for each religious group.

Images of BMD are moved to Polish state archive branches (and thus are available to the public) 100 years of registration of births and 80 years after registration of marriage and death records:

Google Translation
Art. 128. 1. The head of the registry office shall forward to the competent state archives civil status registers kept before the date of entry into force this Act enters into force together with collective civil status registration akts and alphabetical indexes after 100 years from the closing of the birth register, and after 80 years after the closing of the marriage register and the death register. If in the register more than one civil status register was kept, the deadline for its storage is counted from the date of closing of the last civil status book kept in a given book.

ChatGPT (AI)
Art. 128. 1. The head of the civil registry office shall transfer civil registry books kept before the entry into force of this Act, together with collective civil registration files and alphabetical indexes, to the appropriate state archives after 100 years have passed since the closing of the birth register, and after 80 years from the closing of the marriage and death registers. If more than one civil registry book was maintained within a single civil registry book, the retention period shall be counted from the date of closure of the last civil registry book maintained within the given register.

Original Polish
Art. 128. 1. Kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.

1. If you are unable to find a marriage record that you expect to find, consider the possibility that the marriage might not have been registered or that the marriage might have occurred in the town of a bride or groom who might have lived in a different town than you were expecting.

2. If you are unable to find a birth record that you expect to find, consider the possibility that the birth might not have been registered or that the birth record might have been registered years, or even many years, later.

3. If you are unable to find many birth and marriage and death records that you expect to find in a town where you know your family lived, consider the possibility that such records no longer exist for the years in which are searching. Often, the reason is that the records burned in a fire or were destroyed in a flood. Here are towns in the CRARG area for which many BMD are missing:

Działoszyn

Only 1828 and 1837 BMD records still exist. Most of the BMD records of Działoszyn were destroyed due to flooding.

Janów

No BMD records still exist before 1863, due to a fire. This is explained in the Janów 1884 (akt 23) re-registration of the 1863 birth of Aba Abraham Englender, in a statement by his father, Fiszel Englender:

This year (1884), my son Aba Abraham has become a part of the list of draftees of Tchernogorod’s Administrative District. On the basis of Article 45 of the Code of Laws of the Military Service he is subject to be drafted on the basis of the general law. He may be eligible for an exemption which was not recognized since he was unable to present a birth certificate—this because of the fire in the hamlet of Janów in June 1863 which destroyed the birth and death certificates of the non-Christian population and because the duplicates of these certificates were destroyed at the former Zarec District Court in 1870. Therefore, my son was unable to present his birth certificate. In order to determine his age, therefore, the present document (birth certificate) was made.”

Kielce

BMD records were not created before 1868. Jews were not permitted to settle in Kielce until 1863. Births, marriages, and deaths were not recorded in Kielce until 1868.

The Tsar’s decree of May 24 (June 5, on the Gregorian calendar), 1862 and the National Government's declaration of January 22,1863 finally created conditions enabling Jews to freely settle within the city limits of Kielce.... By the decree of February 1, 1868, the Government Commission for the Interior [Komisja Rządowa Spraw Wewnętrznych] established the Kielce Synagogue District [Kielecki Okręg Bózniczy], and on August 22, the provincial authorities ratified the protocol of the elections to the Synagogue Board (Dozór Bózniczy).... Routine actions followed, that is the books of births, marriages and deaths were established.
(Source: Krzysztof Urbański, “The Time of Pioneers - The Jewish Community in Kielce, 1863–1904,” in Kielce-Radom SIG Journal, Volume 6, Number 3, Summer 2002, pages 3–10)

Koniecpol

BMD records are missing for 1856–1889, 1891–1899, and 1902.

Lelów

No BMD records still exist before 1872.

Pławno

Many BMD records are missing in the 1900s:

Year	Type	Number for this year
1900	B	54
1900	M	20
1900	D	12
1901	B	67
1901	M	38
1901	D	missing
1902	B	70
1902	M	22
1902	D	16
1903	B	85
1903	M	18
1903	D	19
1904	B	65
1904	M	20
1904	D	20
1905	B	73
1905	M	14
1905	D	19
1906	B	52
1906	M	22
1906	D	8
1907	B	83
1907	M	22
1907	D	18
1908	B	69
1908	M	28
1908	D	18
1909	B	66
1909	M	28
1909	D	15
1910	B	53
1910	M	28
1910	D	16
1911	B	75
1911	M	30
1911	D	15
1912	B	57
1912	M	missing
1912	D	12
1913	B	missing
1913	M	missing
1913	D	missing
1914	B	missing
1914	M	missing
1914	D	missing
1915	B	missing
1915	M	missing
1915	D	missing
1916	B	missing
1916	M	missing
1916	D	missing
1917	B	missing
1917	M	missing
1917	D	missing
1918	B	missing
1918	M	missing
1918	D	missing
1919	B	34
1919	M	22
1919	D	6
1920	B	15
1920	M	16
1920	D	20
1921	B	19
1921	M	8
1921	D	8
1922	B	40
1922	M	20
1922	D	16
1923	B	37
1923	M	50
1923	D	6
1924	B	missing
1924	M	48
1924	D	7
1925	B	38
1925	D	9
1925	M	64
1926	B	43
1926	M	missing
1926	D	missing
1927	B	36
1927	M	26
1927	D	8
1928	B	missing
1928	M	missing
1928	D	missing
1929	B	97
1929	M	28
1929	D	missing
1930	B	26
1930	M	22
1930	D	6
1931	B	24
1931	M	10
1931	D	9
1932	B	22
1932	M	16
1932	D	5
1933	B	18
1933	M	14
1933	D	10
1934	B	31
1934	M	12
1934	D	8
1935	B	17
1935	D	9
1935	M	14
1936	B	19
1936	D	8
1936	M	missing
1937	B	8
1937	D	8
1937	M	4
1938	B	17
1938	D	7
1938	M	6
1939	B	7
1939	D	17
1939	M	4
1940	B	3
1940	D	9
1940	M	missing

Przedbórz

BMD records are missing for 1889 and 1896. In addition, BMD records are missing for 1914–1915. They are not at the Piotrków Trybunalski Archive (where other Przedbórz BMD records are stored) nor at the Przedbórz U.S.C. (Urząd Stanu Cywilnego; Civil Registry Office).

Szczekociny

BMD records are missing for 1853–1856. For 1857, only birth and death records are available. Also missing: 1890–1892, 1902, 1911.

History of birth, marriage and death records in Poland

The Polish State Archives, on many of their web pages (for example, https://www.szukajwarchiwach.gov.pl/en/zespol/-/zespol/75124) provides a history of birth, marriage and death records in Poland:

Obowiązek systematycznego prowadzenia ksiąg metrykalnych związany był z przyjęciem w Księstwie Warszawskim, w granicach którego znalazła się Częstochowa, francuskiego ustawodawstwa cywilnego. Obowiązujący w Księstwie Warszawskim, od 1 maja 1808 roku Kodeks Cywilny Napoleona wprowadził świecką, niezależną od wyznania, rejestrację aktów stanu cywilnego. Dekret Fryderyka Augusta króla saskiego i księcia warszawskiego z 23 lutego 1809 roku obowiązki urzędników stanu cywilnego powierzał jednak w dalszym ciągu duchowieństwu. Stanowił on jednocześnie, że księża najpierw powinni sporządzić akt cywilny, a w dalszej kolejności odprawić właściwy obrzęd kościelny. Duchowni zwolnieni jedynie zostali z konieczności przeprowadzania cywilnych rozwodów i udzielania małżeństw osobom wcześniej rozwiedzionym. W takich przypadkach funkcję urzędników stanu cywilnego sprawować mieli wójtowie i burmistrzowie. Równolegle ze świeckimi aktami stanu cywilnego duchowni sporządzali nadal akta metrykalne przewidziane przez właściwe prawo kościelne. Urzędnik stanu cywilnego prowadził trzy odrębne serie ksiąg, nazywanych również rejestrami, przeznaczonych dla zapisu akt urodzeń, małżeństw i zgonów. Po upływie roku poszczególne księgi zamykano i zakładano nowe. Oprócz wspomnianych powyżej rejestrów urzędy stanu cywilnego gromadziły tak zwane alegata (określane także terminami: aneksy, dowody do akt małżeństw, akta zbiorowe), składające się z dokumentów potwierdzających zdolność prawną danych osób do zawarcia małżeństwa. Najczęściej były to odpisy aktów urodzenia osób mających zawrzeć związek małżeński, a w przypadku braku możliwości dostarczenia takiego odpisu, akty znania, czyli zeznania świadków zaświadczające ich tożsamość. W sytuacjach, gdy miał zostać udzielony ponowny ślub w alegatach umieszczano odpisy aktów zgonów nieżyjącego już współmałżonka. Sporadycznie załączano do nich odpisy rozwodów. Czasami do akt zbiorowych wszywano także zapowiedzi wygłaszane w parafii. Kontroli sposobu sporządzania ksiąg metrykalnych dokonywał sędzia powiatowego sądu pokoju lub jego zastępca. Kontrolujący sporządzał protokół ze swoich czynności, odnotowując w nim błędy i uchybienia. Ustawodawstwo Księstwa Warszawskiego w zakresie prowadzenia akt stanu cywilnego zmienił, uchwalony 13 czerwca 1825 roku, Kodeks Cywilny Królestwa Polskiego. Z dniem 1 stycznia 1826 roku przywrócono wyznaniowy charakter rejestracji metryk stanu cywilnego. Zgodnie z artykułem 71 nowego Kodeksu „w chrześcijańskich wyznaniach akta stanu cywilnego połączone będą z metrykami kościelnymi”. 7 września 1830 roku do prowadzenia ksiąg dla wyznania mojżeszowego powołano rabinów. Akta były wpisywane do oprawnej księgi zakupionej z funduszu dozoru bożniczego, a opatrzonej pieczęciami burmistrza lub urzędnika stanu cywilnego. Rabini, pełniący równocześnie funkcję urzędników stanu cywilnego, sporządzali dwa identyczne egzemplarze aktów. Pierwszy z nich wpisywany do ksiąg zwanych unikatami, przeznaczony był na potrzeby okręgu bożniczego. Unikaty prowadzono w trzech seriach. Odrębnie rejestrowano w nich akta urodzeń, małżeństw i zgonów. Drugi egzemplarz aktów, nazywany duplikatem, przekazywany był do archiwów wydziałów hipotecznych przy właściwych sądach i miał służyć władzom świeckim. Duplikat najczęściej stanowiła jedna księga, podzielona na trzy części, tj. na akta urodzeń, małżeństw i zgonów, która zamykana była po upływie roku kalendarzowego. Z końcem roku osoba prowadząca wpisy dokonywała adnotacji o ilości poszczególnych aktów oraz sporządzała alfabetyczny indeks osób urodzonych, zaślubionych i zmarłych, przy czym w skorowidzu małżeństw na pierwszym miejscu umieszczano zawsze nazwisko mężczyzny. Zasady gromadzenia alegat pozostały niezmienione. Przechowywane one były łącznie z duplikatami w archiwach hipotecznych. Formę i treść poszczególnych rodzajów aktów regulowały przepisy nadmienionego wyżej Kodeksu Cywilnego. Zapis w księdze powinien zawierać: datę sporządzenia aktu, imiona i nazwiska, miejsce zamieszkania osób stawiających się i świadków oraz odpowiednie formuły dotyczące chrztu dziecka, oświadczenie duchownego i świadków o zawarciu ślubu, dane osoby zmarłej. Przy chrztach zamieszczano informacje o imieniu i nazwisku panieńskim matki dziecka i jej wieku. Niedozwolone były wszelkie skreślenia i skróty, Dla uniknięcia pomyłek i przekłamań daty zapisywano słownie. Do 1867 roku akta sporządzano w języku polskim. Od 1868 roku zgodnie z postanowieniami Komitetu Urządzającego Królestwa Polskiego wprowadzono język rosyjski. Na przełomie 1867 i 1868 roku zaczęto również stosować podwójną datację według kalendarza gregoriańskiego, używanego dotychczas w Królestwie Polskim (nowy styl) i juliańskiego, obowiązującego w Cesarskie Rosyjskim (stary styl). W XIX wieku różnica pomiędzy kalendarzem juliańskim, a gregoriańskim wynosiła 12 dni. Od 1 marca 1900 roku zwiększyła się ona do 13 dni. System rejestracji stanu cywilnego wprowadzony w 1825 roku utrzymał się do 1945 roku Dekret z 25 IX 1945 roku wprowadził powszechną, państwową i jednolitą dla całego kraju rejestrację stanu cywilnego przez nowe organy administracji państwowej - urzędy stanu cywilnego, którym przekazano wcześniejsze księgi metrykalne do 1946 roku.

Translation (Polish-English Translator: https://chatgpt.com/g/g-4ANoaaYlq-polish-english-translator):

The obligation to systematically keep vital records was connected to the adoption of French civil legislation in the Duchy of Warsaw, within whose borders Częstochowa was located. The Napoleonic Civil Code, which came into force in the Duchy of Warsaw on May 1, 1808, introduced secular civil registration, independent of religious affiliation. However, the decree of Frederick Augustus, King of Saxony and Duke of Warsaw, dated February 23, 1809, still assigned the duties of civil status officials to clergy. It also stipulated that priests should first prepare the civil record and only then perform the appropriate religious ceremony. Clergy were exempt only from conducting civil divorces and marrying previously divorced individuals. In such cases, the functions of civil status officials were to be performed by village heads and mayors. Alongside secular civil records, clergy continued to prepare vital records as required by appropriate canon law. The civil registrar maintained three separate series of books, also referred to as registers, intended for recording births, marriages, and deaths. At the end of each year, the books were closed and new ones initiated. In addition to the aforementioned registers, civil registry offices collected so-called "alegata" (also known as annexes, supporting documents for marriage records, or collective files), consisting of documents confirming the legal capacity of individuals to marry. These were most often copies of birth records of the individuals intending to marry, and if such a copy could not be provided, affidavits—witness statements confirming their identity—were submitted. In cases where a remarriage was to be conducted, the alegata included copies of the death certificates of the deceased spouse. Occasionally, divorce decrees were also attached. Sometimes marriage banns announced in the parish were sewn into the collective files. The preparation of the vital records books was supervised by a judge from the district court of peace or his deputy. The inspector prepared a report of their actions, noting any mistakes or deficiencies.

The legislation of the Duchy of Warsaw regarding civil status records was changed by the Civil Code of the Kingdom of Poland, adopted on June 13, 1825. From January 1, 1826, religious character in the registration of civil status records was reinstated. According to Article 71 of the new Code, “in Christian denominations, civil status records shall be combined with church records.” On September 7, 1830, rabbis were appointed to maintain the records for the Jewish faith. The records were entered into bound books purchased from the synagogue board's fund and stamped by the mayor or civil registrar. Rabbis, acting also as civil status officials, prepared two identical copies of each record. The first copy, recorded in books called “unikaty” (originals), was intended for the synagogue district. These originals were kept in three separate series: one each for births, marriages, and deaths. The second copy, known as a “duplikat” (duplicate), was sent to the archives of the mortgage departments of the appropriate courts and was intended for secular authorities. The duplicate usually consisted of one book, divided into three sections for births, marriages, and deaths, and was closed at the end of the calendar year. At the end of the year, the person responsible for the entries would annotate the number of each type of record and prepare an alphabetical index of the individuals born, married, and deceased, with the surname of the man always listed first in the marriage index.

The rules for collecting alegata remained unchanged. They were stored together with the duplicates in the mortgage archives. The form and content of each type of record were regulated by the above-mentioned Civil Code. An entry in the book was required to include: the date of the act, first and last names, place of residence of the appearing individuals and witnesses, and appropriate formulas concerning the child’s baptism, the priest’s and witnesses’ statements regarding the marriage, and information on the deceased person. Baptism records included the first and maiden name of the child’s mother and her age. Any deletions or abbreviations were prohibited. To avoid errors and misrepresentations, dates were written out in words.

Until 1867, the records were prepared in Polish. Starting in 1868, in accordance with the provisions of the Organizing Committee of the Kingdom of Poland, the Russian language was introduced. At the turn of 1867 and 1868, double dating began to be used: according to the Gregorian calendar (New Style), previously used in the Kingdom of Poland, and the Julian calendar (Old Style), in effect in the Russian Empire. In the 19th century, the difference between the Julian and Gregorian calendars was 12 days. From March 1, 1900, the difference increased to 13 days.

The civil registration system introduced in 1825 remained in place until 1945. The decree of September 25, 1945, introduced universal, state-run, and uniform civil registration for the entire country, carried out by new state administrative bodies—civil registry offices—which were handed the earlier vital record books up to 1946.

• Volunteer to help type!
• Read other topics regarding Polish Jewish genealogy.